Da circa due anni mi sto occupando di sistemi per la gestione dei processi aziendali o, con termine inglese, di Business Process Management System.

Cosa sono? sono piattaforme informatiche che mettono a disposizione strumenti per disegnare i processi aziendali (richiesta di acquisto, ordine di lavorazione, lavorazione conto terzi, ....) e in automatico generare un''applicazione che permette di automatizzare il processo e di monitorarlo nella sua evoluzione.

L’approccio dei BPMS si concentra sull’obiettivo finale e non sulle singole attività, ponendo massima attenzione ai momenti di integrazione tra persone e sistemi, colmando gli spazi vuoti e le barriere esistenti tra le diverse entità coinvolte.

Un BPMS, fornisce la soluzione per definire, automatizzare e monitorare i processi aziendali, coinvolgendo al momento giusto l’attore appropriato, sia umano che informatico, e fornendogli tutte le informazioni necessarie allo svolgimento del proprio compito.

Il tutto senza necessità di intervenire sui sistemi esistenti, anzi sfruttando i dati contenuti in questi.

I vantaggi sono a mio avviso molteplici. I BPMS non forniscono una soluzione preconfezionata, ma permettono di tagliarsi su misura l''applicazione migliore per l'organizzazione in quel momento. 

Grazie ai dati raccolti dal monitoraggio delle istanze di processo si possono evidenziare i punti critici, i colli di bottiglia ed evidenziare le performance. 

Questo permette di valutare se il modello di processo in essere è efficiente ed efficace o se invece occorre introdurre delle modifiche.

Le modifiche al modello e di conseguenza all'applicazione sono "indolori", avvengono cioè in tempi brevi senza dover stravolgere le applicazioni esistenti.

L''aspetto interessante dei BPMS è il metodo per approcciarsi all''organizzazione aziendale:

- si modella quel che c'è

- si automatizza

- si monitora l'applicazione e quindi il processo

- si ottimizza, se necessario.